Hướng dẫn sử dụng:
Để các bạn sử dụng phần mềm thành thạo và giảm thiểu tối đa
những sai sót không đáng có, các bạn vui lòng đọc qua hướng dẫn này trước khi sử
dụng.
Phần mềm sử dụng tốt nhất từ phiên bản Excel
2010 trở lên.
I. ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG
Trước khi sử dụng, phần mềm cần key để đăng nhập,
Key sẽ được gửi đến sau khi các bạn liên hệ với tác giả và hoàn thành việc đăng
ký phần mềm.
Để nhận key các bạn vui lòng gửi thông tin máy
tính sau khi khởi động phần mềm( bằng một trong các hình thức liên hệ với tác
giả):
Sau khi nhận key các bạn nhập key vào để đăng nhập..
Lần đăng nhập tiếp theo các bạn đã có key và
không phải khai báo nữa.
Giao diện: Với mỗi nội
dung, bạn click vào để ẩn hiện sheet liên quan.
II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
1. Nhập thông tin dự án
Việc đầu tiên là các bạn cập nhật các thông tin
của dự án, đây là việc quan trọng giúp liên kết với dữ liệu các biên bản nghiệm
thu với thông tin chính xác nhất.
Cột List Hạng mục: Tạo danh
sách hạng mục cần In biên bản nghiệm thu. Số thứ tự biên bản sẽ đánh theo từng
hạng mục.
Tùy chọn ghi nhật ký: Nếu bạn
chọn Yes thì hạng mục sẽ được hiển thị trong Nhật ký thi công, Chọn No sẽ không
hiển thị.
Thời gian thi công: Nhập thời
gian thi công thực tế( hoặc theo hợp đồng) để tạo ra List Tháng thi công, phục
vụ công việc tính toán khối lượng thi công theo tháng.
2. Nhập ngày nghỉ thi công
Hầu hết đối với công tác hoàn công, chủ yếu anh em là viết hồi
ký nên việc cập nhật ngày nghỉ và ngày mưa để đảm bảo sự thống nhất cho tất cả
các hạng mục là điều không thể thiếu.
Việc nhập ngày nghỉ trong phần mềm rất đơn giản.
Các bạn nhập"x" vào các ngày nghỉ thi công và Ấn nút Update để tạo ra
danh sách ngày nghỉ.( Phần mềm cho phép nhập ngày nghỉ cho 5 năm liên tục)
Khi nhập tiến độ công việc thi công trong sheet INPUT, những
ngày nào nằm trong thời gian nghỉ sẽ thay đổi màu định dạng để các bạn điều chỉnh
cho phù hợp.
3.Nhập danh mục lấy mẫu vật liệu đầu vào
Theo đúng trình tự thi công, việc tiếp theo
là thí nghiệm các mẫu vật liệu đầu vào. Phần mềm có danh mục vật liệu đầu
vào thường sử dụng cho dự án như Cát, đá, XM, thép, gạch..... và các tiêu chuẩn
nghiệm thu tương ứng để các bạn lựa chọn. Đối với vật liệu mới các bạn có thể
tùy chỉnh theo ý muốn.
Click đúp vào
cột F: Để hiện bảng danh sách các vật liệu phổ biến và quy cách , tiêu chuẩn lấy
mẫu tương ứng.
Tùy chọn
sort: Có hai
tùy chọn. Khi trộn thư in biên bản lấy mẫu, bạn chọn LMVL; khi trộn thư in biên
bản nghiệm thu vật liệu, baj chọn NTVL
Khi bạn chọn
mỗi loại vật liệu, phía dưới có quy cách và kích thước mẫu để tham khảo.
Loại vật liệu ký hiệu là DV( Đầu vào), CP( cấp phối bê tông
và vữa), CTS( chế tạo sẵn).... tùy theo sở thích của người dùng.
Các mục còn lại Người dùng điền theo thực tế.
Cột TCVL: Có
thể thay đổi tiêu chuẩn vật liệu bằng cách click chuột phải vào cột này.
3. Danh mục thí nghiệm cấp phối bê tông, vữa đầu vào
Việc thiết kế cấp phối đầu vào là không thể thiếu
trong hồ sơ quản lý chất lượng.
Click đúp vào
cột G: để lây danh sách gợi ý các loại mẫu vữa
BT, XM tương ứng.
Mỗi khi các bạn nhập một loại VBT hoặc XM đều có tùy chọn về
Mác, độ sụt, loại xi măng, cát....
Cấp phối được lấy theo Định mức 1774( thường được
dùng trong dự toán). Nếu khác người dùng cũng có thể nhập tùy ý.
Việc thiết kế cấp phối đầu vào sau này là một chỉ
tiêu khi kiểm tra điều kiện cũng như quá trình đổ bê tông cũng như các công tác
xây trát nên Người dùng nhập đúng ngay từ đầu thì sau này việc xuất ra các biên
bản sẽ trở nên dễ dàng và chính xác.
4. Nhập các công tác thi công phục vụ Nghiệm thu và ghi nhật
ký
Đây là công việc quan trọng nhất trong quá
trình làm hồ sơ quản lý chất lượng. Khi hoàn thành công việc này coi như
các bạn đã hoàn thành hơn 80% khối lượng công việc. Việc còn lại chỉ là xuất kết
quả và in ấn hồ sơ...
Trước khi nhập công việc mới các bạn ấn "
Delete". Có thể insert bao nhiều dòng tùy ý trong quá trình nhập liệu.
Chương trình
không giới hạn số hạng mục, số công tác thi công.
Cột Mã CV: Chỉ sử dụng
khi muốn nhập khối lượng thi công các hạng mục công việc. Mã CV là duy nhất và phù hợp
với mã CV nhập trong bảng THKL thi công theo tháng.
Cột Hạng mục: Danh sách ở
cột này được lấy ở sheet Thông tin. Công việc thuộc hạng mục nào sẽ được ghi
vào danh mục nghiệm thu của hạng mục đó. Không
được nhập Tên hạng mục mới mà ko có ở sheet Thông tin.
Cột Mã VL: khi nào công việc có nghiệm thu vật liệu hiện trường, Người
dùng nhập mã Vật liệu vào cột này. Đối với Cấp phối bê tông và vữa, Mã này lấy
theo Mã dò tìm từ Sheet TPCP mà các bạn đã khai báo trước đó. Đối với vật liệu
khác, người dùng Click chuột phải để hiện thị danh sách các loại thí nghiệm
hiện trường thường gặp. Khi click theo bảng này, nội dung thí nghiệm sẽ tự động
điền vào sheet DMLM.
Việc khai báo mã vật liệu giúp các bạn tạo ra
các Biên bản lấy mẫu thuận lợi và chính xác nhất..
Cột Mã CV:
Lưu ý: Việc
nhập mã công việc phải nằm trong Danh mục mã định mức 1776, điều này giúp các bạn
có thế xuất được các tiêu chuẩn nghiệm thu tương ứng.
Các bạn Click chuột phải vào cột F để hiện thị bảng danh mục công việc,
Mỗi công việc sẽ có Tiêu chuẩn nghiệm thu
và Danh mục máy thi công tương ứng điền vào cột J, K.
Ví dụ: Mã AB.11....; AF.81.......
Cột TCNT: Sau khi nhập mã CV, tiêu chuẩn nghiệm thu tương ứng sẽ được
điền vào cột này, các bạn có thế thay đổi tiêu chuẩn bằng cách click chuột phải
vào cột này để thêm bớt tiêu chuẩn nghiệm thu.
Cột MTC: Sau khi nhập mã CV, Danh mục máy thi công tương ứng sẽ được
điền vào cột này, các bạn có thế thay đổi danh mục máy bằng cách click chuột phải
vào cột này để thêm bớt.
Sau khi nhập xong mã, các bạn thay đổi ở nội dung công việc
thi công cho phù hợp, sau đó Nhập tiến độ thi công (ngày bắt đầu, số ngày, ngày
kết thúc, ngày lấy mẫu ...). Việc này là do kinh nghiệm của Người dùng.
Cột KL: Đối với các công việc có khai báo khối lượng, bắt buộc phải nhập Mã CV cho công việc
này. Sau khi khai báo, căn cứ vào ngày bắt đầu thi công, khối lượng công việc
đó sẽ được tổng hợp theo tháng đó. Đối với
công việc không cần đưa vào nội dung nhật ký thì không cần nhập tên Hạng mục.
Sau khi hoàn thành nhập liệu, các bạn ấn nút"
Run" để xử lý.
5. Danh mục nghiệm thu công việc và thí nghiệm vật liệu hiện
trường.
a. Danh mục nghiệm thu công việc
Sau khi xứ lý dữ liệu, các bạn chuyển qua Sheet DMNT, Ấn
update và tận hưởng kết quả. Ở đây, danh mục yêu cầu và nghiệm thu công
việc đã được xuất đầy đủ , đúng trình tự về mặt thời gian.
Sau khi Update, tiến hành
Filter theo các hạng mục. Việc tiếp theo các bạn
cần làm là nhập giờ nghiệm thu đối với các công việc tương ứng.
Lưu lý: Không được có 2 công việc có nội dung
giống nhau, điều này cũng hoàn toàn đúng với thực tế thi công. Khi có công việc
giống nhau, phần mềm sẽ báo để người dùng có thể điều chỉnh( Nội dung công việc
bị trùng sẽ được tô màu đỏ).
b. Danh mục thí nghiệm vật liệu
Các bạn chuyển qua sheet LM và ấn Update để tận
hưởng thành quả.
6. Ghi nhật ký thi
công
Kết thúc quá trình
nhập liệu tại các bảng tiến độ và ấn Run, các thông tin đã được gửi qua sheet
nhật ký. Tại đây các bạn chỉ cần chọn ngày cần ghi nhật ký và tiến hành ghi chép.
Nội dung nhật ký có cụ
thể hay không là do kinh nghiệm của Người dùng. Tuy nhiên các nội dung có
Nghiệm thu luôn có trong nhật ký. Các hạng mục có tùy chọn Ghi nhật ký là NO hoặc công việc không có tên Hạng mục sẽ
ko hiển thị trong nhật ký thi công.
Mẫu này giống với mẫu nhật ký thông thường, có
đầy đủ nội dung. Nếu các bạn không thể ghi chép ngay phần mềm có thi in ra để
ghi hoặc nhờ người ghi hộ. :))
Đối với các ngày trùng với ngày nghỉ, phần mềm
sẽ báo để các bạn biết.
Ngoài việc ghi chép tại phần mềm, các bạn có thể in nhật ký để phục vụ cho việc ghi chép, việc in nhật ký hết sức đơn giản, Các bạn chỉ cần chọn máy in, chọn ngày bắt đầu và kết thúc, click vào các hạng mục cần ghi nhật ký và Ấn "Print ".
Xuất nhật ký ra file PDF: Đây là tính năng hữu
ích của phần mềm, Bạn click vào nút “ Export2PDF” , toàn bộ nhật ký theo ngày
tháng bạn chọn sẽ được xuất ra file PDF dưới dạng tên STT_NGAY_THANG_NAM, nằm
trong thư mục Export2PDF cùng thư mục chứa file phần mềm.
Bạn chỉ cần sử dụng một phần mềm nối file PDF để
ghép thành 1 file duy nhất.
6. Tổng hợp khối lượng
thi công.
Chương trình có tiện ích tổng hợp khối lượng thi công theo tháng hoặc khối
lượng lũy kế theo tháng.
Các cột Stt, Mã ĐM, Nội dung, Đơn vị, KL các bạn copy từ file dự thầu hoặc
phụ lục hợp đồng của dự án.
Cột Mã CV do các bạn tự nhập nhưng phải là Duy nhất cho mỗi công việc và
phù hợp với Mã CV tại sheet INPUT để việc tổng hợp khối lượng chính xác nhất.
Có 2 tùy chọn KL theo tháng hoặc lũy kế khối lượng thực hiện để các bạn lựa
chọn. Thời gian thi công được cập nhật sau khi các bạn nhập tại sheet Thông
tin.
Ấn Update để xem kết quả
7. Bảng tiến độ
Bảng tiến độ theo tháng để theo dõi.
Trên đây, các bạn đã hoàn thành việc thao tác với
phần mềm QLCL. Việc tiếp theo các bạn chuyển sang xuất dữ liệu và hoàn thành
các biên bản.
III. XỬ LÝ BIÊN BẢN
TRÊN WORD
Trước tiên, các bạn
tắt file Phần mềm QLCL.
Các
bảng dùng để xuất dữ liệu có tên bắt đầu bằng AA_
1. Xuất biên bản thí
nghiệm và nghiệm thu vật liệu đầu vào.
Các file Templete sẵn có cho các bạn tham khảo. Có thể tùy chỉnh theo mẫu
riêng.....
Với 1 file templete,
bạn tiến hành trộn thư bằng cách chọn Data Source là File QLCL, Table có
tên AA_VLDV
2. Xuất biên bản
nghiệm thu công việc xây dựng
Các file Templete sẵn có cho các bạn tham khảo. Có thể tùy chỉnh theo mẫu
riêng.....
Với 1 file templete,
bạn tiến hành trộn thư bằng cách chọn Data Source là File QLCL, Table có
tên AA_DMNT
3.
Xuất biên bản lấy mẫu hiện trường.
Làm hoàn toàn tương tự với table là AA_DMLM
(
Kèm theo video hướng dẫn chi tiết)
